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Existem inúmeras vantagens numa boa gestão documental, tornando-se ainda melhor quando é feita eletronicamente. Além de otimizar a fluidez e o funcionamento da empresa, contribui para a segurança de todos os arquivos geridos. Conheça outros aspetos positivos desse processo.

1. Otimização do processo produtivo
É possível trabalhar com mais dinamismo e rapidez, quando a empresa possui sistemas para a Gestão Eletrónica de Documentos, como é o caso do Publicareweb, solução na cloud da Ponto 25 para gestão documental. Este tipo de solução permite melhorar a produtividade na gestão da informação canalizando menos tempo em pesquisas.

2. Organização dos documentos
Contas de luz ou de água, pagamentos de impostos, contratos, certificados são apenas alguns dos documentos comuns a todas as empresas, sejam eles pequenas, médias ou grandes empresas. 
Quando a documentação não está organizada, as rotinas operacionais acabam por ficar comprometidas. Para evitar este caos, o uso das ferramentas apropriadas para organizar documentação ou dados digitais é crucial.

3. Mobilidade no acesso
Quando a empresa tem disponível uma plataforma online para aceder ou indexar documentos digitalizados, é mais fácil trabalhar, mesmo que o profissional esteja distante do arquivo físico. Todos os colaboradores podem ter acesso aos elementos digitalizados e indexados na plataforma, a partir de casa. 
Imagine que está numa viagem profissional e precisa consultar algum documento? Com a documentação na cloud, é possível ter acesso a milhares de arquivos da empresa rapidamente.

4. Facilidade de expansão
Quanto mais o negócio cresce, maior é a quantidade de documentos físicos. 
Quando o arquivo físico não se rege por uma estratégia de gestão funcional, acaba por se tornar desorganizado com a entrada de novos registos.
Por outro lado, se existir uma estratégia de gestão de documental, é fácil organizar as novas informações de acordo com os padrões estabelecidos.
Além disso, o uso de uma solução online permite que o negócio tenha muito mais capacidade de armazenamento e processamento. 

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