Blog

Fique a par das últimas novidades do Colabora e não só!

4 vantagens de um software de gestão documental

Publicado por PONTO25 em 24/03/2021

Já fez a conta à quantidade de documentos que lhe passam todos os dias pelas mãos? Contratos, documentos bancários, faturas, recibos entre muitos outros, organizar essa documentação é fácil? 

Para organizar essa enorme quantidade de arquivos com eficiência, é essencial ter processos de gestão de documentos bem definidos.

O Publicareweb será o seu maior aliado em termos de organização e eficiência. Esta é uma solução integrada de gestão documental composta pela incorporação de documentos através da digitalização, importação, receção de e-mails e ligação ao ERP, classificação e indexação, gestão de conteúdos e workflow.

O workflow permite definir o fluxo de trabalho após o lançamento do documento, isto é, por quem vai passar o documento após a inserção.

Apresentamos-lhe algumas vantagens.

1. Redução de custos 
A redução de custos é imediata. Com a implementação de um software de gestão documental reduz os custos em papel, arquivo, outros consumíveis, equipamento e correio.

2. Maior produtividade
Economia de tempo é o que proporciona este tipo de software. A procura, organização e controlo de documentos é mais eficaz, poupando tempo e dinheiro. 

3. Disponível em qualquer lugar 
O acesso online à informação traduz-se numa maior mobilidade por parte de quem precisa de aceder à documentação, podendo consultar a partir de qualquer lugar desde que tenha acesso à internet.

4. Poupança de espaço físico 
Todos os anos são gerados vários arquivos referentes a documentação, exigindo que a empresa tenha condições de armazenamento, com a transição para uma solução digital, o espaço será rentabilizado. 

 

Deixe o seu comentário: